Mit einer innovativen Softwarelösung liefert das Start-up ChronoFair eine Alternative zu gängigen Personal-Planungstools und den häufig verbreiteten Excellisten. Der Einsatz künstlicher Intelligenz sorgt für ein „lernendes System“, sodass Unternehmen auch komplexe Schichtpläne mit zahlreichen Parametern abbilden können. So gelingt es, mehr Fairness bei der täglichen Dienstplanung walten zu lassen und einen wichtigen Beitrag zur Mitarbeiterzufriedenheit zu leisten.
Ein internationaler Hersteller von Bad- und Wellnessprodukten, ein südwestdeutsches Handelsunternehmen für Möbel und Einrichtungsgegenstände, ein saarländisches Ministerium sowie ein Versorgungsunternehmen aus Nordrhein-Westfalen: Auf den ersten Blick haben diese Unternehmen nicht viel gemeinsam. Doch sie alle sind Kunden des 2019 gegründeten Start-ups ChronoFair mit dem Wunsch nach einer Professionalisierung ihrer Personaleinsatzplanung, sei es in der Produktion, in der Kundenbetreuung oder im Service.
Bessere Planung für mehr Mitarbeiterzufriedenheit
Die Herausforderungen sind in vielen Branchen ähnlich. Die Menge an relevanten Planungsdaten wächst und führt zu einer höheren Komplexität für die Arbeitgeber: Von gesetzlichen Rahmenbedingungen über die telefonische Verfügbarkeit bis hin zu Mitarbeiterwünschen, Urlaubsregelungen und individuellen Unternehmensstrukturen. In vielen Unternehmen ist der Dienstplan ein Thema, das viel Zeit beansprucht, die Gemüter erhitzt und für Verdruss sorgt. Der Zeitbedarf ist hoch, da komplexe Schichtpläne an viele Bedingungen geknüpft sind. Im Planungsprozess sind unter anderem Aspekte wie Krankenstände, Fortbildungen, Feiertage, Vertretungs- und Teilzeitregelungen sowie Urlaube zu berücksichtigen, um nur einige Aspekte zu nennen. Trotz guter Absichten und dem Verständnis für die betrieblichen Notwendigkeiten herrscht bei den Mitarbeitenden häufig das Gefühl, dass ihre Wünsche und Bedarfe nur unzureichende Berücksichtigung finden.
Was an der Universität des Saarlandes 2018 mit Forschungsarbeiten am Max-Planck-Institut für Informatik begann, hilft heute Unternehmen, genau dieses Dilemma zu entschärfen und für mehr Fairness bei der Personaldisposition zu sorgen. Aus gutem Grund haben sich die Zwillingsbrüder und technischen „Erfinder“ Matthias und Paul Manderscheid gemeinsam mit dem kaufmännischen Geschäftsführer Sven Foit für den Unternehmensnamen „ChronoFair“ entschieden. Inspiriert von ihrem ersten Pilotkunden, dem Traditionsunternehmen Villeroy & Boch, stellt er den Nutzen ihrer Lösung in den Mittelpunkt: „Chronos“ entstammt der griechischen Mythologie und steht für den Gott der Zeit und der Begriff „Fair“ untermauert die Besonderheit dieser digitalen Personaleinsatzplanung 4.0.
„Unsere Software eröffnet neue Möglichkeiten der Personaldisposition, denn sie bietet Mitarbeitenden die Möglichkeit, sich aktiv in die Planung mit einzubringen. Das Tool ermittelt einen Einsatzplan, der auf Basis mathematischer Algorithmen alle betrieblichen Bedingungen gewichtet berücksichtigt und darüber hinaus mit Mitarbeiterwünschen „gefüttert“ werden kann,“ erläutert Sven Foit die Vorteile. „Neben der Erstellung eines Schichtplans, der alle gesetzlichen und betrieblichen Anforderungen erfüllt, kann so auch dem Faktor Mitarbeiterzufriedenheit besser Rechnung getragen werden.“
Der von ChronoFair verfolgte Ansatz vereint eine Automatisierung, eine mathematische Optimierung und den Einsatz von künstlicher Intelligenz (maschinelles Lernen) in einer Lösung, die zahlreiche Vorteile bietet:
- Daten werden übersichtlicher dargestellt und können in Echtzeit aktualisiert werden
- Zeitersparnis und Entlastung von Personalverantwortlichen und Führungskräften
- Leichtere Planung von Vertretungsregelungen durch eine Qualifikationsmatrix mittels strukturierter Aufbereitung der Kenntnisse und Fähigkeiten von Mitarbeitenden
- Verbesserte Kommunikation und Informationsaustausch durch zeitnahe Übermittlung von Urlaubsanträgen, Krankmeldungen, kurzfristige Dienst- und Schichtwechsel
- Vereinfachte Einhaltung arbeits- und tarifrechtlicher sowie betrieblicher und persönlicher Vereinbarungen
- Professionalisierung in der Zusammenarbeit mit beispielsweise Betriebs- oder Personalräten
Gelungener Forschungstransfer: von der Universität zum vielversprechenden AI-Start-up
Durch das entsprechende Umfeld, das an die Gründungsidee und das Geschäftsmodell geglaubt hat, war es möglich, trotz der besonderen Bedingungen der Pandemie am Ball zu bleiben. Das Team hat dabei das Coaching der Kontaktstelle für Wissens- und Technologietransfer an der Universität des Saarlandes (KWT) genutzt, um sein Know-how zur Unternehmensgründung aufzubauen und weiterzuentwickeln. Die ebenfalls an der Saarbrücker Uni ansässige IT-Inkubator GmbH (Unternehmen der Max-Planck Innovation GmbH und der Universität des Saarlandes Wissens- und Technologietransfer GmbH (WuT)) hat zudem die Vorgründungszeit von Mitte 2018 bis Anfang 2019 durch ihre finanzielle Beteiligung und ihre Expertise begleitet. Mit Unterstützung von KWT und IT-Inkubator konnten die Gründer auch die nächste Hürde nehmen und Anfang 2019 eine Exist-Förderung des damaligen Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie erhalten. Einen weiteren Meilenstein erreichte das Team durch seine Beteiligung am sogenannten Saarland-Pitch, der jedes Jahr von der KWT und der Saarländischen Wagnisfinanzierungsgesellschaft mbH (SWG) durchgeführt wird. Die Vorbereitung und Beratung durch die Gründungscoaches der KWT hat sich ausgezahlt, denn seit August 2019 ist auch die SWG als Investor bei ChronoFair eingestiegen und unterstützt das Unternehmen bei seinem weiteren Wachstum.
Diese finanzielle Absicherung hat es ChronoFair ermöglicht, sich auf das Kerngeschäft mit ersten Kunden zu konzentrieren und den Weg vom Prototyp zu einer skalierbaren, zukunftsfähigen Softwarelösung zu gehen. Wie schnell und anpassungsfähig das Tool sein kann, zeigte sich beispielsweise während der Corona-Pandemie beim Projekt mit dem saarländischen Ministerium für Soziales, Gesundheit, Frauen und Familie. In kürzester Zeit gelang es, die Software für den Einsatz der mobilen Impfteams im Saarland anzupassen und zu implementieren.
„Wir werden weiter daran arbeiten, ein breites, branchenunabhängiges Spektrum an Funktionalitäten anzubieten ...“
„Wir sind stolz darauf, laut der German AI-Startup Landscape 2022 zu den 304 vielversprechendsten AI-Startups in Deutschland zu gehören, insbesondere da wir eines von nur 7 aus dem HR-Bereich sind. Das motiviert uns natürlich sehr. Wir werden weiter daran arbeiten, ein breites, branchenunabhängiges Spektrum an Funktionalitäten anzubieten, um unsere Software noch weiter auf jeden Kunden aus jedem Wirtschaftsbereich individuell anpassen zu können.“, so Paul Manderscheid über die zukünftigen Pläne. Die damit einhergehende Intensivierung der Vertriebs- und Marketingaktivitäten lässt übrigens durchaus Spielraum für weitere Investoren.
Gut, dass die Gründer von ChronoFair ihrem Bauchgefühl gefolgt sind, denn das ist ihr Tipp an andere junge Start-ups: „Man muss sich mit seinen eigenen Entscheidungen wohlfühlen und sollte sich nicht von anderen bestimmen lassen. Wir sind gut damit gefahren, auf das eigene Bauchgefühl zu hören, auch wenn die Rahmenbedingungen alles andere als leicht waren. Das hat sehr viel Lebenserfahrung in ganz kurzer Zeit mit sich gebracht. Und bei allem beruflichen Engagement ist auch ein Ausgleich wie beispielsweise Sport sehr wichtig, um fit, belastbar und leistungsfähig zu bleiben,“ zieht Sven Foit positive Bilanz nach seinen ersten Jahren als Unternehmer.
Weitere Informationen finden Sie auf der Website von ChronoFair.
